Vous avez recueilli des données d’un autre tableur ou d’un logiciel qui exploite des données comme un formulaire Gforms, une base de clients de sauvegarde de Suite CRM, de Prestashop ou autre.
Les données de transfert d’un logiciel vers un autre sont enregistrées dans un format universel : le comma-separated value (csv) qui les rend compatibles pour tous les types d’applications
Ci-dessus, dans le menu hamburger de l’onglet réponses d’un formulaire google forms, je sélectionne l’option « télécharger les réponses »
voir aussi cet article sur la collecte automatique des données Gforms dans Gsheets.
un téléchargement zippé de mes données de collecte s’effectue dans le répertoire par défaut (« téléchargements » sous Windows) si vous ne l’avez pas modifié
De toute manière, il vous suffit de cliquer sur la vignette qui est apparue dans le coin en bas à gauche de votre fenêtre pour ouvrir l’archive.
C’est normalement Excel qui devrait ouvrir le csv quand vous allez double-cliquer dessus. Si ce n’est pas le cas, c’est que l’association de l’extension *.csv faite par Windows pointe vers un autre logiciel. Le mieux est alors de cliquer droit sur l’archive, de choisir dans le menu contextuel « extraire vers …« , de choisir un répertoire d’enregistrement pour le csv puis de s’y rendre. En cliquant droit sur le fichier enregistré, choisissez « ouvrir avec … » et prenez Excel dans la liste des logiciels proposés.
le résultat à l’ouverture peut faire un peu peur :
Non seulement les données semblent collées les unes aux autres mais certains caractères accentués ont été remplacés par des sortes de hiéroglyphes un peu bizarres.
Replacer les données en colonnes
en fait, toutes les données sont en colonne A ! L’ensemble des colonnes sources a disparu au profit d’une virgule de séparation (comma-separated). Regardez bien, tout de même, c’est parfois un point-virgule à la place d’une virgule dans certains fichiers. en tout cas, virgule ou point-virgule, ce sera toujours le même séparateur à l’intérieur d’un même fichier.
- Sélectionner la colonne A
- cliquer sur le ruban « Données«
- Cliquer sur l’outil « Convertir«
- Une boite de dialogue « assistant de conversion » apparaît :
- choisir délimité et cliquer sur suivant
- cocher « virgule » comme séparateur
A chaque fois que l’assistant de conversion rencontrera une virgule d’ans une ligne d’information, il « poussera » le reste de la ligne dans la colonne suivante
- Cliquez sur Terminer (si l’aperçu est conforme à vos besoins)
Ci-dessus, le résultat obtenu.
- un petit « F12 » pour « enregistrer sous… » le fichier au bon format (xlsx) et le tour est joué.
Il nous reste le problème des hiéroglyphes !
Pour résoudre ce problème, je vous propose de consulter un autre article de ce blog consacré aux conversions de masse : consulter l’article
2 réflexions au sujet de “Excel | exploitation d’un fichier CSV”